馬鈴薯高談闊論

說起來工作最大的壓力竟然是——
怕開會的時候委員人數不足

話說工程會訂了一個規定
評選委員會要半數以上參加
而且參加的人數裡面至少有1/3的外聘委員

例如我們成立一個7人的委員會
開會時就必須有4人出席
而這4人裡面必須至少有2個外聘委員

看似簡單的規定卻是非常麻煩

首先：

委員裡面有一個一定是主管
別的單位我不知道
不過以本處而言
處長的行程每天都滿滿滿
所以第一步要先去敲定幾個處長可以的時間
然後再拿那幾個時間去問委員看能不能來

但是通常不會很順利
為什麼呢？

因為工程會弄了一個資料庫名單
還規定委員都得從名單裡面「電腦自動產生」
由於區域的關係
我們不可能去選北部的人（怕他嫌遠不肯來）
所以大部分的人選就是那幾個
而且所有的公家機關都在用那套系統
選出來的可能就是那幾個人
因此那些資料庫裡的老師除了上課外幾乎成了職業委員
行程之滿可能不下處長

所以通常第一次都會得到這天不行那天不行的答案
於是要再去改一次處長的時間
開會時間也一直往後延

外聘的委員能約到4個最好
不行的話至少也要約到3個
如果只約到2個
而委員一時身體不適或有更重要的貴賓來訪之類的
很快就會先爽你的約
那會就開不成了

再多的道歉都不能彌補你的遺憾與氣憤
因為你不但對不起其他的委員也對不起來簡報的廠商
而且流會還得重新再來一次這個約開會的流程
對承辦人來講是大不利

我曾經有一次只約了2個外聘委員
結果一個委員前一個會開太晚來不及參加
只好宣布流會
當場活生生地得罪了另一個委員
（因為我們之前為了另一個委員已經臨時把時間延後）
他把我們臭罵一頓後聲明以後再也不參加我們的會議

還有一次約到3人了
結果開會前兩天其中1個打電話來說有其他的事情無法來
害我直到開會前都一直皮皮銼
前一天還做惡夢夢到委員人數不足流會了

我同事更慘
約到4個外聘委員
結果開會當天先是處長說不去
然後有2個委員人間蒸發連電話都不接
於是人數不足又得重來了


所以跟委員搏感情是非常重要的事
必須要適時地讓他們知道你沒有他不行
他一定要來不然他會對不起你
通常比較熟的委員或個性比較好的會不好意思亂爽約
大牌一點的就要祈禱沒有其他讓他更感興趣的案子來爽你的約
還有幾個方法可以有效提高委員出席的機率：

1、撒嬌拜託
找一個聲音好聽又年輕的女同事
打電話給委員時撒嬌兼拜託
讓委員有來現場親眼見見電話裡的小女生的衝動

2、時時提醒
最好每天都打電話跟委員說記得哪一天要來開會
一直打到開會當天

3、溫馨接送
如果可以的話就去他家接他
但公家機關沒那種人力
所以除開車外，不管委員是坐公車、坐火車還是坐高鐵
都要記得車站接送的服務

4、售後服務
委員的出席費跟交通費不要拖
趕快提醒委員寄車票收據和提供匯款帳號
迅速的給錢才會提高委員出席的意願喔！